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Scopri di più nel Centro assistenza Gruppi.

Crea uno spazio in Google Chat per gestire conversazioni rapide e raccogliere idee con il tuo team. Negli spazi di Chat puoi anche condividere file.

Puoi creare un calendario del team per monitorare le riunioni e le ferie o un calendario di progetto per monitorare le tappe principali e le date. Entrambi i calendari si creano allo stesso modo.

Creare il calendario

Condividere il calendario con il team

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

Monitora, aggiorna e lavora insieme al tuo team sulle attività del progetto utilizzando un foglio di lavoro condiviso. Per maggiori dettagli, consulta Creare un piano di progetto.

Pianifica riunioni periodiche del team per avere aggiornamenti sullo stato di ciascun membro e aggiornare le attività nel piano di progetto. Crea la riunione nel calendario del team. Utilizza l'indirizzo email di Google Gruppi del tuo team per inviare l'invito a tutti in una sola volta. Per maggiori dettagli, vedi Pianificare e tenere una riunione.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
3. Aggiungi il titolo dell'evento e gli eventuali altri dettagli.
4. Accanto a "Non si ripete", fai clic sulla Freccia giù .
5. Scegli la frequenza e quando vuoi che l'evento si ripeta.
6. Fai clic su Salva in alto a destra.

Crea un sito dedicato in cui tutti i membri della tua organizzazione possano trovare informazioni, progetti e altre risorse del tuo team. Per maggiori dettagli, vedi la Guida introduttiva all'utilizzo di Sites.

Utilizza Google Drive per archiviare il piano di progetto, le specifiche e i verbali delle riunioni in una cartella di progetto condivisa su Il mio Drive o su un Drive condiviso.

Creare una cartella in Il mio Drive

1. Apri Drive e fai clic su Il mio Drive.
2. Passa alla posizione in cui vuoi creare una cartella.
3. Fai clic su NuovoCartella.
4. Assegna un nome alla cartella e fai clic su Crea.

Spostare un file in una cartella su Il mio Drive

1. Seleziona il file.
2. Fai clic su Altro Sposta in .
3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta o Sposta qui.

Puoi anche trascinare file e cartelle in una cartella di My Drive sulla sinistra.

Drive condivisi

Se non lo hai già fatto, crea un Drive condiviso e aggiungi i membri. Assegna a tutti almeno l'accesso Collaboratore, in modo che possano collaborare ai file. Per istruzioni, consulta le best practice per i Drive condivisi. Quindi, crea le cartelle sul Drive condiviso e aggiungi i file. 

Creare una cartella su un Drive condiviso

1. Apri Drive e fai clic su Drive condivisi.
2. Passa alla posizione in cui vuoi creare una cartella.
3. Fai clic su NuovoCartella.
4. Assegna un nome alla cartella e fai clic su Crea.

Note:

• Per spostare su un Drive condiviso cartelle già archiviate in Il mio Drive o su un altro Drive condiviso, contatta il tuo amministratore.
• Le sottocartelle devono avere la stessa autorizzazione della cartella di livello principale.

Caricare una cartella esistente dal computer su un Drive condiviso

1. A sinistra, fai clic sulla cartella di un Drive condiviso.
2. Sul desktop, trascina una cartella esistente in un Drive condiviso. In alternativa, fai clic su  NuovoCaricamento cartella. Vai alla cartella e aprila.

Spostare i file su un Drive condiviso

Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive condiviso o tra Drive condivisi, trascinali sul Drive condiviso di destinazione. Per spostare le cartelle, contatta l'amministratore.

Su Drive, trova tutti i file di progetto esistenti, ad esempio le specifiche o le presentazioni, quindi spostali nella cartella del progetto.

Cercare file o cartelle su Drive

1. Nella casella di ricerca di Drive, inserisci una parola o una frase. 
   Per velocizzare la ricerca, Drive suggerisce dei termini non appena inizi a digitare del testo.
2. Fai clic su un suggerimento per aprirlo o su Ricerca  per visualizzare un elenco di risultati.

Utilizzare le opzioni di ricerca avanzate

1. A destra della casella di ricerca, fai clic sulla Freccia giù .
   Scegli un'opzione o una combinazione di opzioni per filtrare ulteriormente i risultati.
   • Tipo: ricerca in base al tipo di file.

     Nota: per i siti, vengono visualizzate solo le bozze dei siti (non pubblicati) per cui disponi dell'accesso in modifica o in visualizzazione.

   • Proprietario: ricerca in base al proprietario del file.
   • Posizione: ricerca in base alla posizione (compresi gli elementi nel Cestino o Speciali). Puoi cercare solo le cartelle che si trovano in Il mio Drive o nei Drive condivisi.
   • Data di modifica: vengono visualizzati gli elementi modificati di recente da chiunque (non solo da te).
   • Nome elemento: ricerca di un termine nel nome del file.
   • Contiene le parole: ricerca di file che contengono determinate parole.
   • Condiviso con: ricerca di un utente che ha accesso al file.
   • In sospeso: ricerca di file di tua proprietà contenenti suggerimenti o file con elementi di azione assegnati a te.
2. Fai clic su Cerca.

Spostare un file in una cartella su Il mio Drive

1. Seleziona il file.
2. Fai clic su Altro Sposta in .
3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta o Sposta qui.

Puoi anche trascinare file e cartelle in una cartella di My Drive sulla sinistra.

Scegli un modello per le note sulla riunione, personalizzalo e salvalo nella cartella di progetto condivisa.

1. Apri Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli Google o Google Sites sul computer.
2. Fai clic su Galleria modelli in alto a destra.
3. Fai clic sul modello che vuoi utilizzare.
4. Viene aperta una copia del modello.

Suggerimento: se accanto al modello è presente la dicitura "Componente aggiuntivo", potresti dover installare un componente aggiuntivo per utilizzarlo. Scopri di più sui componenti aggiuntivi.

Aggiungi uno o più file all'invito, ad esempio le note sulla riunione o il piano di progetto.

1. Apri Calendar.
2. Nella griglia del calendario, fai clic sulla riunione del team.
3. Fai clic su Modifica .
4. Nella sezione Dettagli evento, fai clic su Aggiungi allegato .
5. Trova il file e selezionalo.
6. Fai clic su Seleziona.

Aggiungi attività a un foglio di lavoro per creare una mappa del progetto. Aggiungi quindi il piano di progetto al tuo Drive condiviso o alla cartella Drive condivisa.

1. In Google Drive, fai clic su  Nuovo Fogli Google Foglio di lavoro vuoto.
2. Fai clic su Foglio di lavoro senza nome e inserisci un nuovo titolo per il piano di progetto.
3. Aggiungi le intestazioni delle colonne. Ad esempio, puoi monitorare le attività di un progetto e inserire colonne che indicano il proprietario dell'attività, la data di scadenza, lo stato e i commenti.
4. Aggiungi contenuti al foglio per monitorare il piano di progetto. Dopo che avrai condiviso il foglio, anche altre persone potranno aggiungere contenuti.

Per ulteriori informazioni, vedi Creare piani di progetto dinamici con Fogli.

Se ritieni di dover includere una spiegazione per l'intestazione di colonna o per l'attività, aggiungi una nota descrittiva.

1. Seleziona la colonna o le celle in cui vuoi aggiungere una nota.
2. Seleziona Inserisci Nota.
3. Digita il testo della descrizione.
4. Fai clic su un punto esterno alla nota per chiuderla.

Consenti agli utenti di scegliere un'opzione da un elenco. Ad esempio, per monitorare lo stato di avanzamento di un piano di progetto, crea la colonna "Stato" con opzioni come Non iniziato, In corso o Completato.

	Seleziona la colonna in cui vuoi aggiungere le opzioni tra cui scegliere.
	Fai clic su DatiConvalida dei dati.
	In corrispondenza di Criterio, seleziona Elenco di voci.
	Inserisci le opzioni valide separate da virgole.
	Fai clic su Salva.
	Per visualizzare le opzioni, fai clic sulla freccia in una delle celle della colonna. (facoltativo)

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Tieni sotto controllo gli aggiornamenti del progetto e le variazioni dello stato con le notifiche via email. In questo modo saprai quando qualcuno apporta una modifica al piano di progetto, chi ha effettuato la modifica, quando e che cosa è stato modificato. Puoi anche scegliere con quale frequenza ricevere le notifiche.

Aggiungere notifiche

1. Nel foglio di lavoro, seleziona Strumenti Regole di notifica.
2. Seleziona il momento in cui vuoi ricevere le notifiche e la frequenza.
3. Fai clic su Salva.
4. Fai clic su Fine.

Condividere una cartella o un file da uno spazio di Chat del team

1. Apri Chat o Gmail.
2. In Spazi, fai clic sullo spazio di Chat del team.
3. Nella parte superiore dello spazio, fai clic su Condividi un file.
4. Passa alla cartella o al file in Il mio Drive o su un Drive condiviso.
5. Fai clic su Seleziona.
6. Nello spazio di Chat, fai clic su Invia .
7. Scegli un'autorizzazione accanto a Condividi con i membri dello spazio.
8. Fai clic su Invia.

Condividere una cartella in Il mio Drive con il team

Quando condividi una cartella con un gruppo, tutti i membri ottengono lo stesso livello di accesso. Concedi ai membri del team l'accesso come Editor in modo che possano collaborare ai file.

Condividere una cartella su un Drive condiviso con il team

Tutte le cartelle e i file che aggiungi a un Drive condiviso vengono automaticamente condivisi con i membri di quel Drive.

1. Apri Chat o Gmail.
2. In Drive, fai clic su Il mio Drive e seleziona la cartella che vuoi condividere.
3. Fai clic su Condividi .
4. Inserisci l'indirizzo email del team.
5. A destra, imposta l'autorizzazione su Editor.
6. Fai clic su Invia.

Quando è tutto pronto, condividi il piano di progetto con il tuo team per la revisione. I file di progetto possono includere piani di progetto, agende o presentazioni. Quando condividi un file, concedi agli utenti l'accesso come commentatore o editor in modo che possano commentare o aggiornare i contenuti.

A questo punto, condividi il piano di progetto con i membri del team o con il gruppo che hai creato per il team.

Per condividere un file da uno spazio di Chat, vedi Condividere la cartella del progetto.

Condividere un file di tua proprietà o che puoi modificare

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi .
3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

   Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
   • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
6. Fai clic su Condividi o Invia.

Se scegli di inviare una notifica, tutte le persone con cui hai condiviso il file ricevono un'email con un link. Se hai concesso loro l'accesso come Editor, i membri del tuo team potranno:

• Aggiungere o aggiornare contenuti quali attività, proprietari e date di scadenza.
• Inserire commenti indirizzati a persone specifiche.
• Filtrare i contenuti nei fogli di lavoro.
• Aggiornare lo stato delle attività o le note descrittive nei fogli di lavoro.

Aggiungere commenti

Aggiornare lo stato nel piano di progetto

1. In Fogli, apri il piano di progetto.
2. Cambia lo stato in corrispondenza di un'attività di tua proprietà.

Inviare gli aggiornamenti sullo stato prima di una riunione del team

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic su un evento.
3. Accanto al numero degli invitati, seleziona un'opzione:
   • Chatta con gli invitati : si apre una chat nuova o esistente. Sono inclusi solo gli invitati che hanno attivato Chat nell'organizzazione lavorativa o scolastica.
   • Invia email agli invitati : si apre una nuova email. Nell'email sono inclusi tutti gli invitati.

Ricevere gli aggiornamenti sullo stato durante le riunioni del team

Alle riunioni del team, presenta il piano di progetto. Tutti possono aggiornare il proprio stato in tempo reale.

1. Apri Meet e partecipa a una riunione video.
2. In basso, fai clic su Presenta ora  e scegli cosa condividere:
   • Il tuo schermo intero
   • Una finestra
   • Una scheda
3. Fai clic su Condividi.
4. Alla fine della presentazione, fai clic su Termina presentazione.

Ricevere gli aggiornamenti sullo stato mediante l'indirizzo email del gruppo

Invia un'email all'indirizzo del gruppo per raggiungere tutti i membri contemporaneamente. Chiedi alle persone di aggiornare le proprie attività nel piano di progetto.

1. Vai su Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore del messaggio, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Ricevere gli aggiornamenti sullo stato utilizzando Chat

Puoi inviare un messaggio di chat a un membro del team per ricevere il suo aggiornamento sullo stato.

Inviare un messaggio diretto a una persona:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

Se le scadenze, i requisiti o le risorse cambiano, aggiorna la documentazione del progetto. Se successivamente devi modificare gli orari delle riunioni a causa di una nuova scadenza o aggiungere un nuovo membro del team a una riunione, aggiorna l'evento nel calendario del team.

Aggiornare un evento esistente

1. Apri Calendar.
2. Nella griglia del calendario, fai clic sull'evento.
3. Fai clic su Modifica .
4. Fai clic sull'ora o sulla data per modificarla.
5. (Facoltativo) Aggiungi nuovi invitati.
6. Fai clic su Salva.
7. Se l'evento è ricorrente, scegli gli eventi da aggiornare e fai clic su OK.
8. Fai clic su Invia.

Se le date o gli obiettivi del progetto cambiano, invia rapidamente una notifica a tutti i membri del team via email.

Inviare una notifica ai membri in Gmail

Anziché aggiungere all'email l'indirizzo di ogni membro del team, inserisci solo l'indirizzo email del gruppo.

1. Vai su Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore del messaggio, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare email ai membri di un Drive condiviso

1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù  Invia email ai membri.
3. Modifica l'oggetto e inserisci il messaggio.
4. Per inviare email solo agli utenti con livelli di accesso specifici o per inviarti una copia dell'email, seleziona le caselle. (facoltativo)
5. Fai clic su Invia.

Nell'email è incluso un link al Drive condiviso.

Quando la fase collaborativa del progetto è terminata, puoi modificare le impostazioni di condivisione o archiviare i file in modo da impedire ai collaboratori di continuare a modificare i file finalizzati.

Per maggiori dettagli, vedi Condividere un documento finale.

Una volta completato il progetto, crea una presentazione di fine progetto in Presentazioni Google o Google Vids da condividere e modificare con il tuo team. Utilizza Gemini in Presentazioni per generare immagini per la tua presentazione. 

In alternativa, crea un report video utilizzando Vids. Puoi utilizzare modelli, registrare video e voci fuori campo e progettare video da zero.

• 10 suggerimenti di Google Workspace per creare proposte efficaci
• Guida introduttiva all'utilizzo di Presentazioni
• Inizia a utilizzare Vids